PEP treff - hvordan utrede om treffet er riktig?

Rapporteringspliktige foretak må minimum innhente en egenerklæring fra kunden hvor det spørres om en PEP er involvert i kundeforholdet.

Kunden må bekrefte om enten kunden selv, personer som er gitt disposisjonsrett, personer som handler på vegne av kunden eller reell rettighetshaver, er PEP, eller nært familiemedlem eller kjent medarbeider til en PEP. 

Kunden må spørres på en slik måte at det er mulig å forstå hva spørsmålet gjelder og hvordan en PEP er definert.

Rapporteringspliktige kan benytte egenerklæringer ved etablering av kundeforholdet. Den rapporteringspliktige bør vurdere å spørre om det er øvrige rolleinnehavere som er PEP, men da må dette være klart og tydelig forankret i risikovurderingen.

I enkelte tilfeller vil det være opplagt at kunden er PEP, eksempelvis der kunden er statsråd eller stortingsrepresentant. I slike tilfeller er det ikke påkrevd med egenerklæringer eller bruk av egne systemer. I mange tilfeller vil det være tilstrekkelig å innhente egenerklæring fra kunden, men en risikobasert vurdering kan tilsi at den rapporteringspliktige må iverksette ytterligere tiltak, eksempelvis i hvilken utstrekning opplysningene fra kunden skal bekreftes eller suppleres beror på en risikobasert tilnærming.

Veilederen til Hvitvaskingsloven sier at etter en risikovurdering kan det være nødvendig med ytterligere tiltak utover å spørre kunden. Det kan eksempelvis benyttes åpne kilder, som internettsøk.

Usikker på hvordan du skal komme i gang? Last ned PEP-skjema her:

Forsterkede kundetiltak ved kundeforhold der PEP er involvert 

Informasjon som skal innhentes om PEP 

Hvitvaskingsloven stiller krav til hvilken informasjon som minimum skal innhentes om en kunde, den som handler på vegne av kunden, disponenter og reell rettighetshaver. 

• PEPs posisjon, stilling eller verv. 
• Dato for opphør av PEPs posisjon, stilling eller verv, dersom denne er kjent. 
• Land som personen er definert som PEP i. 

Informasjon som skal innhentes om PEP der kunden er nærstående, kjent medarbeider eller en juridisk person. I tilfeller der kunden er nærstående eller kjent medarbeider til en PEP, eller der kunden er en juridisk person skal rapporteringspliktige minimum innhente: 

• Navn 
• Fødselsnummer, D-nummer eller organisasjonsnummer. Hvis ikke vedkommende har slike numre, skal fødselsdato, fødested og kjønn oppgis. 
• Adresse 

Når et kundeforhold involverer PEP skal det gjennomføres forsterkede kundetiltak, jf. hvitvaskingsloven § 18. Det innebærer at det må gjøres ytterligere tiltak for å sikre kunnskap om kunden, reelle rettighetshavere og kundeforholdets formål og tilsiktede art.

Rapporteringspliktige må innhente utfyllende opplysninger om kundeforholdet eller transaksjonen. 

I tillegg til øvrige forsterkede kundetiltak må rapporteringspliktige gjennomføre følgende kundetiltak overfor PEP: 

• Påse at det innhentes godkjenning fra overordnet før etablering eller opprettholdelse av kundeforholdet. Godkjenningen må dokumenteres. 
• Gjennomføre tilstrekkelige tiltak for å fastslå formuens og midlenes opprinnelse.

Rapporteringspliktiges risikovurdering avgjør hvilke konkrete forsterkede tiltak som skal gjennomføres utover disse. Forsterket kontroll kan også innebære skjerpet elektronisk og manuell oppfølging av kundeforholdet og transaksjoner.

Formuens og midlenes opprinnelse

Rapporteringspliktige må gjennomføre tilstrekkelige tiltak for å fastslå formuens og midlenes opprinnelse.

• "Formuen" er en PEPs totale økonomiske situasjon før kundeforholdet ble inngått.
• "Midlene" er det som kommer inn i kundeforholdet og som den rapporteringspliktige skal befatte seg med. 

Det er opprinnelsen til PEP-ens midler, og ikke kundens midler som skal avklares ved gjennomføring av forsterkede kundetiltak overfor PEP. Undersøkelsen av PEPs formue og midlenes opprinnelse begrenser seg til midlene inngår i kundeforholdet eller den enkeltstående transaksjonen, ikke PEP-ens formue og midler generelt.

Arten og omfanget av kundetiltak tilknyttet andre personer omfattet av PEP-bestemmelsen må bero på en risikobasert tilnærming. Eksempelvis vil det være relevant å fastslå formuens og midlenes opprinnelse for en PEPs nære familiemedlem, men ikke for en person som er gitt disposisjonsrett over en PEPs konto eller depot når disponenten ikke skyter inn midler.

Løpende oppfølging av PEP

Det skal gjøres forsterket løpende oppfølging av kundeforholdet der kundeforholdet involverer PEP. Forsterkede kundetiltak skal gjennomføres i minst ett år etter at PEP trådte ut av stillingen eller vervet. Deretter må det gjøres det ut fra en risikovurdering avgjøres om PEP skal omklassifiseres eller fortsatt være underlagt forsterkede kundetiltak.

Den løpende oppfølgingen må være tilpasset risikoklassifiseringen kunden er underlagt. Løpende oppfølging av personer som handler på vegne av PEP, disponenter, nære familiemedlemmer og kjente medarbeidere må foretas ut fra kundens risikoklassifisering.

Last ned PDF her: Hva er en PEP og hva må du gjøre dersom du har kunder med PEP-status?

Spørsmål og svar: Hva er en politisk eksponert person?

De-risking av PEP-er

Det er ikke anledning til å avvise en kunde med begrunnelse i at vedkommende er PEP. En eventuell økt risiko skal identifiseres og håndteres. Det kan imidlertid være andre forhold ved kunden som gir grunnlag for avvisning eller avvikling av kunden, basert på den konkrete risikoen personen utgjør. 

Forsterkede kundetiltak etter reglene om PEP skal gjennomføres ved følgende kundeforhold:

Kunden er PEP

Dette gjelder kun der kunden er en fysisk person. Personer som handler på vegne av kunden, er PEP. Det er kun fysiske personer som faktisk representerer kunden og er aktive overfor den rapporteringspliktige som anses å handle på vegne av PEP etter denne bestemmelsen. 

Reell(e) rettighetshaver(e) er PEP 

Dersom kundens reelle rettighetshavere er en eller flere politisk eksponert personer, må det gjennomføres forsterkede kundetiltak. Hvem som skal anses som reell rettighetshaver fremkommer av hvitvaskingsloven §§ 2 e, 13 og 14. 

Kjent medarbeider er PEP 

Kjente medarbeidere defineres som fysiske personer som er kjent for å være reell rettighetshaver i juridisk person, sammenslutning eller utenlandsk juridisk arrangement i fellesskap med politisk eksponert person. 

Kjente medarbeidere defineres også som personer som har nær forretningsforbindelse til en PEP. Det kan tenkes tilfeller hvor graden av nærhet mellom kunden og den politisk eksponerte personen ikke fremkommer i dokumentasjon, men andre forhold tilsier at det må være en forretningsforbindelse og at denne er kjent. Eksempelvis kan tenkes der en person opptrer som reell rettighetshaver i kunden. Denne personen har mange andre forretningsforbindelser med en PEP på en slik måte at det er sannsynlig den reelle rettighetshaveren er en nær forretningsforbindelse også i den aktuelle sammenhengen.