Nå kan regnskapsførere utføre hvitvaskingskontroll på en enklere måte

Utviklingen mot et heldigitalt samfunn har medført at mange har tatt i bruk skybasert regnskap, og det samme gjelder den lovpålagte hvitvaskingskontrollen og kjenn-din-kunde undersøkelser.

Vi mener at kampen mot økonomisk kriminalitet starter med å gjøre det enklere å etterleve hvitvaskingsregelverket på en stabil og rimelig måte.

Hvitvaskingsloven er kompleks og komplisert. Det er ikke alltid like enkelt å holde seg oppdatert, og hvitvaskingskontroller kan ofte føles som et onde, eller noe man “må gjøre.”

Utbytte fra kriminalitet blir hvitvasket blant annet for å kunne brukes, og noen av disse midlene blir brukt blant annet til å finansiere terror, spredning av masseødeleggelsesvåpen og menneskehandel. Andre ganger er det utbytte fra skattesvindel, eller det kan være utbytte fra svart arbeid. Autoriserte regnskapsførerforetak og regnskapsførere er rapporteringspliktige og har en samfunnskritisk oppgave når det gjelder å forhindre dette i så stor grad som mulig. 

Noen ganger kan det være enkelt å se menneskene i TV-programmet “Exit” som god underholdning, og tanken på at dette er virkeligheten kan føles fjernt og lite troverdig. Dessverre ser vi mangler i etterlevelsen av regelverket i både stor og liten skala. 

Nylig fikk blant annet Norges største bank, DnB, en bot på 400 millioner kroner av Finanstilsynet på grunn av manglende etterlevelse av hvitvaskingsloven. Som vi ser i dette tilfellet er det svært alvorlige sanksjoner som kan vente rapporteringspliktige. 

Det er ikke kun de store selskapene som må etterleve regelverket. Alle foretak, små som store, som er rapporteringspliktige ihht. hvitvaskingsloven spiller en viktig rolle i kampen mot økonomisk kriminalitet. Som regnskapsførerforetak er du rapporteringspliktig, og som regnskapsfører har du mulighet til å forhindre hvitvasking eller terrorfinansiering hvis du er årvåken.

Finanstilsynets oppfølging av regnskapsførere er samtidig forventet å øke fremover, og de forventer at foretakene har gode rutiner og løpende oppfølgning av sine kunder.

Hva er AML-kravene til regnskapsførere?

De mest sentrale pliktene er:

1. Har dere utpekt en hvitvaskingsansvarlig? 

Finanstilsynet krever at et regnskapsførerforetak har en hvitvaskingsansvarlig. Det er verdt å merke seg at denne personen skal være en i ledelsen eller i styret som har tilstrekkelig med erfaring, kompetanse og gjennomslagskraft.

Den hvitvaskingsansvarlige har et særskilt ansvar til å følge opp selskapets hvitvaskingskontroller og rutiner, at mistenkelige transaksjoner og kunder blir fulgt opp, og selvfølgelig være en kontaktperson internt og eksternt. 

2. Har foretaket gode opplæringsrutiner?

Selv om selskapet har en hvitvaskingsansvarlig er det spesielt viktig at alle nødvendige ansatte er godt opplært i rutiner og regler, også styrets medlemmer. Styret har et selvstendig ansvar for at foretaket har en god analyse av foretakets risiko og at rutinene er tilpasset denne analysen. De ansatte skal blant annet vite hva hvitvasking og terrorfinansiering er, hva som kvalifiseres som mistenkelige transaksjoner og foretakets konkrete rutiner. De ansatte kan ha behov for forskjellig opplæring. Type arbeidsoppgaver i foretaket, kompetansenivået og erfaringene til de ansatte kan være momenter som påvirker opplæringsnivået.

Hensikten er at du som ansvarlig i rapporteringspliktig selskap skal kunne iverksette risikobaserte tiltak for å avdekke og forebygge hvitvasking og terrorfinansiering. Og være klar over eventuelle sårbarheter i egen bedrift.

3. Er det blitt gjennomført en overordnet risikovurdering?

En risikovurdering handler om å identifisere og forstå trusler som kan oppstå mot eget foretak, og sårbarheter innad i virksomheten. De fleste kommer til å ha kunder som utgjør en større risiko for regnskapsførerforetaket. Derfor er formålet med risikovurderingen å ha en god samlet oversikt over risikoen i kundeportefølje, samt å identifisere kunder med høyere risiko, for å sikre at disse kan bli underlagt et sterkere kontrollregime.

Omfanget av risikovurderingen vil avhenge av størrelsen på foretaket, hvor større foretak og der mer komplekse tjenester tilbys, trenger en grundigere risikovurdering. Denne vurderingen skal gjøres årlig for å tilrettelegge seg forandringer i foretaket og samfunnet, og skal se på både eksterne og interne forhold.

4. Har foretaket ditt rutiner som er tilpasset risikovurderingen?

Finanstilsynet har særlig fokus på at foretakets (skriftlige) rutiner er godt tilpasset foretakets konkrete risikobilde. Har du kunder i risikobransjer, f.eks. eiendomsselskap eller fra oljenæringen, må du ha rutiner for hvordan foretaket følger opp den konkrete risikoen disse bransjene representerer.

Rutinene skal være tilpasset foretakets risikovurdering og forebygge at foretaket kan bli utnyttet. Eller hvis teknologi er en mangelvare eller inneholder mangler, eller ved utkontraktering der kontraktsparten ikke er kjent med hvitvaskingsregelverket.

5. Har selskapet foretatt internkontroll?

Foretaket må gjennomføre internkontroll i virksomheten for å sikre at regelverket overholdes. Finanstilsynet har fokus på internkontroll, altså kontroll av at etterlevelsen i foretaket er korrekt. Det er viktig at den enkelte ansatte til enhver tid kan vite hvilke kundetiltak som skal gjennomføres, og hvordan de skal utføres. Derfor bør rutinene være svært detaljert og forståelig.

6. Kundekontrollen

Dette handler i hovedsak at foretaket skal “kjenne sine kunder” og vite hvem de er. 

Noen bransjer, kunder og fysiske personer tilsier større risiko og derfor må bedriften ha god kjennskap til disse. Eksempler på høyrisikokunder er hvis de har kontantbasert omsetning, driver med eiendom, har transaksjoner globalt, uklare eierforhold m.v. Det er viktig at du forstår hvem kunden din er og hva slags virksomhet de driver med, hvor kommer midlene fra og hvem går de til. Vær nysgjerrig!

Politisk eksponerte personer (PEP) innebærer alltid høy risiko. Har du oversikt over hvem av dine kunder som er PEP? Du har også plikt til å identifisere reelle rettighetshavere, dvs. hvilke fysiske personer er det som eier/kontrollerer din kunde? Personer oppført på sanksjonslistene skal identifieres og følges opp. Disse pliktene er vanskelige uten et digitalt støttesystem.

Les også; Alt du trenger å vite om antihvitvasking (AML)

7. Har dere rutiner for løpende kundekontroll?

Det virkelige store spørsmålet er om rutinene blir fulgt, også i hverdagen? Det holder ikke å vite hvem kunden, hvis eventuelle endringer ikke blir fanget opp.

I den løpende kundekontrollen er det gjerne to hovedaspekter det krever kontroll på. Du skal kunne:

• Overvåke og gjenkjenne mistenkelige transaksjoner
• Fange opp og justere kundetiltak dersom det skjer endringer i eier- eller styringsstrukturen

Skulle for eksempel kunden gjøre endringer i eierformen eller flytte deler av organisasjonen til høyrisikoland, kan det være en grunn til at risikovurderingen av kunden skal oppdateres. Det hele handler om å “kjenne kunden din”. 

Når det kommer til mistenkelig transaksjoner, er det ikke alltid like enkelt å fange opp. Men, dersom du ser noe underlig, stopp litt opp og still deg noen spørsmål: Er transaksjonen usedvanlig stor? Skiller transaksjonen seg ut fra kundens vanlige mønster? Er det vanskelig å forstå formålet med transaksjonen, eller foretas transaksjonen til eller fra et land som ikke har tilfredsstillende tiltak mot hvitvasking? 

Terskelen trenger ikke å være stor før man undersøker nærmere. 

Vil du vite mer om forenkling av dine anti-hvitvaskingsrutiner?

Les mer om Kjenn Din Kunde her!

Hva betyr egentlig løpende kundekontroll for deg?

Gode prosesser, kontroller og rutiner er nøkkelord for å kunne oppfylle hvitvaskingslovens krav om å kjenne kunden. 

En løpende kundekontroll er en vesentlig del av kampen mot hvitvasking for å forsikre at du til enhver tid har oversikt over hvem kunden er, og hvilken risiko det eventuelt innebærer. Du skal også kunne gjenkjenne og fange opp mistenkelige transaksjoner. 

Et godt råd kan også være å legge inn i avtalen når du oppretter et nytt kundeforhold at kunden forplikter seg til å opplyse om endringer i eierforhold og reelle rettighetshavere.

Kundekontrollen skal tilpasses foretakets risikovurdering, som har tre ulike nivåer: Normal, forsterket og forenklet. Disse nivåene styrer omfanget av kontrollen som må gjøres. 

Normal: 

Det vil si at kontrollen som utføres skal avdekke risiko for hvitvasking, og at risikovurderingen skal definere de risikofaktorene som er relevante å ta hensyn til i oppfølgingen av kunden. Kjenn-din-kunde prinsippet er sentralt i en normal risikovurdering.

Forsterket:

Forsterket kundekontroll tilsier økt kontroll, og baserer seg på en konkret risikovurdering. Er det identifisert en PEP skal f.eks. alltid forsterket kundekontroll brukes.

Forenklet: 

Dette innebærer unntak fra plikten til å gjennomføre normal kundekontroll. For at dette skal gjelde må rapporteringspliktig innhente opplysninger som kan vise til at forholdet dekkes av den aktuelle unntaksbestemmelsen i loven, og dette må dokumenteres.

Hvordan kan en digital kundekontroll gjøre det enklere å etterleve regelverket? 

En digital AML-tjeneste kan hjelpe å fjerne mye av det manuelle arbeidet som inngår i kundekontroll og regelverket, og vil løsrive tid til andre verdifulle oppgaver.

Gjennom digitale kundekontroller kan du bruke BankID for å legitimere kunden, du får innsikt i blant annet om kunden er eller har relasjoner til en politisk eksponert person (PEP) og du kan sjekke kunden opp mot den amerikanske OFAC listen og mot EUs og FNs sanksjonslister, og slik oppdage forhold som kan påvirke kundeforholdet. 

Hvilke fordeler får du med Kjenn Din Kunde?

For mange kan regelverket oppleves komplekst, men det trenger det ikke være med de rette verktøyene. For oss er den viktigste delen av jobben vår å gjøre hverdagen for regnskapsførere, og alle som er med i kampen mot økonomisk kriminalitet, enklere. 

Kjenn Din Kunde er en digital løsning som bidrar til å ivareta de regulatoriske kravene til kundekontroll i hvitvaskingsloven på en enklere, tidsbesparende og brukervennlig måte. Løsningen blir kontinuerlig utviklet og oppdatert i henhold til fortløpende endringer i lovverket og tilsynspraksis.

Les også: Vurderer du en aml-tjeneste? Her er 5 fordeler

Med Kjenn Din Kunde blir prosessen litt enklere:

• Du og kunden din slipper mange manuelle prosesser og mye papirarbeid.
• Kundene, styret og aksjonærene i din bedrift kan være trygge på at bedriften din har tilfredsstillende rutiner.
• Du kan begynne å jobbe med kunden raskere.
• Bidrar til å oppfylle de regulatoriske kravene til kundekontroll og rapportering, og reduserer risiko for sanksjoner og sivile søksmål.

Som kunde får du eksklusiv tilgang på opplærings- og kompetansevideoer, og kan delta på korte og konsise webinarer i Kjenn Din Kunde sin serviceportal – laget av våre egne regulatoriske eksperter. På denne måten kan alle ansatte alltid være oppdatert på det siste innen hvitvaskingsloven, og oppfylle kravet om opplæring som hvitvaskingsloven stiller.

I tillegg til den åpenbare samfunnsnytten, så er Kjenn Din Kunde ikke bare sikring av ditt regnskapsførerforetak, det er også en forsikring mot omdømmetap, regulatoriske sanksjoner og erstatningskrav.